Samarbejdsaftale.
Baggrund og formål
Der er indgået følgende samarbejdsaftale (herefter kaldet "Aftalen") mellem Kunden og Equity. Aftalens formål er at regulere parternes samarbejde, hvorefter Equity leverer ydelser i form af fakturaopfølgning i henhold til de betingelser der fremgår i denne Samarbejdsaftale og dennes vedlæg.
Aftalen, vedlæg og ændringer
Kontrakten består af de vilkår som er beskrevet i denne aftale og vedlæg anført herunder.
Procedure
Equity er berettiget til at ændre priser og andre betingelser i Aftalen med en måneds skriftligt varsel ved forhold som vil påvirke samarbejdet i forbindelse med ændringer i Equity Samarbejdsaftale, datakvalitet, kreditrutiner, samarbejde eller prisudvikling. I tilfælde af ændringer sender Equity opdaterede ændringer eller tilføjelser til Aftalen. Dette kræver da ikke ny underskrift eller accept fra kunden.
Opdaterede ændringer eller tilføjelser vil altid være tilgængelige på https://equity.credit og i fanen Indstillinger ved login i Equity.
Equity afregner serviceydelserne månedsvis bagud i henhold til aktuel prisliste. Fakturagrundlag for månedens ydelser udsendes umiddelbart efter månedens afslutning, dog senest d. 5. i efterfølgende måned. Betalingsbetingelserne er 14 dage netto.
Pålagte renter og gebyrer tilfalder kunden i rykkerprocessen. For fakturaer der videresendes til inkassoinddrivelse, vil renter og gebyrer tilfalde Equity. Såfremt en faktura ikke betales inden forfald tillægges renter og gebyrer iht. gældende lovgivning.
Varighed og opsigelse
Aftalen træder i kraft ved accept af samarbejdsaftalen, ved accept af fremsendte tilbud eller ved anvendelse af Equity applikationen. Prøvetidens varighed er 6 måneder. Ønsker man at afslutte i løbet af prøvetiden, gives der skriftligt besked herom hvorefter aftalen vil ophøre efter løbende måned. Ønsker man at afslutte efter endt prøvetid kan aftalen opsiges skriftligt med løbende måned + 6 måneders varsel. Aftalen kan opsiges skriftligt ved henvendelse til info@equity.dk med emne: "Opsigelse: [Firmanavn]".
Såfremt Kunden opsiger Aftalen som følge af Equity utilstrækkelige håndtering eller lignende, skal Kunden inden opsigelsen eller når opsigelsen træder i kraft, give Equity en rimelig frist til at rette op på det forhold, der giver anledning til Kundens opsigelse. Såfremt Kunden i opsigelsesperioden ikke ønsker betalingsopfølgning i løbende sager, er Equity berettiget til at fakturere for gennemsnittet for de sidste tre aktive måneder (hver måned i opsigelsesperioden).
Ansvarsbegrænsning
I tilfælde af mangelfuld information fra Kunden vedrørende betalings-, faktura-, og kreditnota filer, som fører til fejlagtig opfølgning, kan Equity ikke blive gjort økonomisk ansvarlig for de følger det måtte medføre. Såfremt Equity udsender forkert information, vil modtageren blive kontaktet og orienteret om fejlen og om at den er rettet. Udover dette er Equity ikke forpligtet til at kompensere for andre eventuelle følger af fejlen.
Equity er ikke forpligtet til at dække indirekte tab.
Fortrolighed/Tavshedspligt
Parterne må ikke videregive de forretningshemmeligheder, som de måtte få kendskab til fra en anden part til tredjemand. Sådanne forretningshemmeligheder må kun anvendes som led i parternes opfyldelse af Aftalen. Parterne skal sikre, at medarbejderne respekterer og overholder tavshedspligten. Tavshedspligten vil også være i det tilfælde hvor Aftalen måtte ophøre.
Lovvalg og værneting
Såfremt uoverensstemmelser ikke kan afklares i mindelighed skal enhver tvist afgøres endeligt efter dansk ret af de almindelige domstole med Retten i Roskilde som værneting i første instans.
Procedure
Equity modtager løbende åbne fakturaer og åbne kreditnotaer og betalinger fra Kundens økonomisystem.
Kunden er ansvarlig for at det gives korrekte oplysninger om fakturabeløb, forfaldsdato samt navn og adresse på debitorerne.
Parterne aftaler en tidslinje for hvordan de forskellige debitorer skal køre fakturaopfølgningen. Kunden bliver kontaktet af Equity sagsbehandler for at skræddersy denne tidslinje.
Det er muligt at lave en nedre beløbsgrænse for udsendelse af rykkere. De debitorer som ikke betaler i henhold til dette, og i overensstemmelse med gældende lovgivning, bliver rykket.
For at undgå at debitorer rykkes ved en fejl, kan Kunden via sit login på www.equity.dk, se:
- Dagens Rykkerliste – hvor man nemt og enkelt kan lave individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura niveau, frem til kl. 19 hvor så rykkerprocessen kører efterfølgende.
- Saldoliste – hvor alle åbne fakturaer vises og hvor man enkelt kan lave individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura niveau
- Klar til inkasso – hvor man nemt kan lave individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura niveau, frem til kl. 19 hvor så faktura efterfølgende oversendes til inkasso.
Alle opfølgninger der er sendt til debitor påføres Kundens betalingsoplysninger, så at fakturabeløb, renter og gebyrer indbetales direkte til Kundens konto.
Kunden har løbende adgang og fuld kontrol på www.equitycredit.dk, hvor Kunden bliver tildelt eget login til de personer som ønsker det.
Ved anvendelse af en integration udviklet af Equity, henvises altid til den gældende tekniske beskrivelse af denne integration for fuld forståelse af synkroniseringsintervaller og logik. Se www.equity.dk/integrationer.
Når en faktura kun har renter og gebyr som udestående og der ikke har været påmindet eller rykket på restbeløbet i 3 måneder, vil de blive afsluttet/afskrevet automatisk. Dette for at Equity ønsker at have fokus på reelle fordringer som kunden ønsker at Equity skal arbejde med.
Alle fakturaer, som er blevet behandlet af Equity, og herefter sendes videre til et eksternt inkassobureau, advokat, eller en anden form for instans der behandler opkrævning af udestående, vil Equity have indsigt i frem til sagens afslutning. Sagen regnes for afsluttet når Equity har modtaget de renter og gebyrer der er blevet pålagt. Indsigten bruges ene og alene til at Equity kan opkræve de pålagte renter og gebyrer, som jf. aftalen skal tilfalde Equity. Renter og gebyrer vil blive afregnet direkte med den eksterne instans, der har måtte stå for den videre inddrivelse af kundens udestående.
GENERELT
- Abonnements- / filintegrationsgebyr kan forekomme ***
- Ved aftale hos Equity vil kunden blive faktureret minimum abonnementsprisen pr. måned.
- Forsendelsesomkostninger ved fremsendelse med alm. post: Print, kuvertering, porto, forsendelse.
- Står kunden på rykkerstop eller har lavere aktivitet/afregning end den gennemsnitlige måned, så vil kunden blive faktureret for gennemsnittet af de sidste 5 aktive måneder, hvor højeste fakturasum trækkes fra, eller aftalt minimumspris.
- Prisregulering kan forekomme hver tredje måned, og ændres ud fra det gennemsnitlige fakturaantal pr. måned over de seneste tre måneder.